Il notaio è un pubblico ufficiale al quale lo Stato italiano ha attribuito la competenza a ricevere tutti gli atti tra vivi e di ultima volontà e attribuirvi pubblica fede. Oltre ai rapporti nell’ambito della famiglia, dei quali è tra i maggiori esperti, e alle successioni, il notaio è impegnato in molti ambiti, fra cui: circolazione dei beni immobili (compravendita di case, uffici, terreni, capannoni, laboratori, donazioni, divisioni, mutui ipotecari ecc.); passaggi più rilevanti dell’impresa, sia a forma individuale sia a forma societaria (costituzione e scioglimento, modifiche statutarie di società cessioni e affitti di aziende, ecc.).
Il notaio italiano è sottoposto a stringenti controlli da parte dello Stato che contribuiscono ad aumentare ulteriormente la sicurezza del suo intervento nei confronti dei cittadini. Tutti gli atti notarili, infatti, sono soggetti al controllo periodico da parte dell’Agenzia delle Entrate (ogni 4 mesi) e del Ministero della Giustizia (ogni 2 anni), per verificare la corretta tassazione degli atti e la loro conformità alla legge.
I Consigli Notarili Distrettuali, invece, vigilano sul comportamento del notaio. In caso di irregolarità rilevate, il notaio subisce un procedimento disciplinare con irrogazione di sanzioni, affidate a commissioni di disciplina regionali indipendenti, presiedute da un magistrato togato. Questo garantisce assoluta imparzialità nelle decisioni.
Il notaio italiano riscuote per conto dello Stato le imposte collegate a tutti gli atti (imposte di registro, ipotecarie, catastali, ecc.) versando ogni anno, attraverso la propria rete informatica, alcuni miliardi di euro di imposte indirette e sulle plusvalenze senza alcun aggio a carico dello Stato, anche se non riscossi dal cliente.
L’atto pubblico notarile
Il notaio attribuisce pubblica fede, cioè il valore di prova legale, agli atti che stipula.
Perciò tutti – compreso il giudice – devono presumere vero ciò che è da lui attestato, salvo che sia accertato il reato di falso.
Per questo il notaio deve accertare personalmente qual è la volontà delle persone che a lui si rivolgono e lo scopo da raggiungere, al fine di preparare l’atto, conforme alla legge, più idoneo ed economico. A tal fine è imprescindibile l’attività di consulenza del notaio prima della stipula dell’atto.
Le garanzie dell’atto
Nell’esercizio della sua funzione il notaio deve essere, per legge, indipendente e imparziale: deve quindi tutelare gli interessi di tutti i contraenti in uguale misura, a prescindere da chi gli abbia conferito l’incarico. Deve, pertanto, astenersi ogni qual volta si trovi in conflitto di interessi (ad esempio, quando all’atto partecipano propri parenti).
Il notaio svolge una funzione di controllo preventivo di legalità: ha il dovere di far rispettare le leggi e non può e non deve ricevere atti proibiti dalla legge. Prima di ricevere un atto, il notaio ha il compito di accertare chi siano le parti che si rivolgono a lui e deve attestarne l’identità personale.
Il notaio ha poi il dovere di verificare che le parti siano legittimate al compimento dell’atto. Con particolare riferimento ai soggetti incapaci e alle persone giuridiche, il notaio dovrà quindi accertarsi che alla persona fisica che interviene davanti a lui sia stato legittimamente attribuito il potere di rappresentanza e che sussistano tutte le autorizzazioni necessarie per il compimento dell’atto.
Il notaio è tenuto a verificare la conformità delle volontà a lui dichiarate con le norme dell’ordinamento giuridico non solo italiano. Nel caso in cui la fattispecie presenti elementi di estraneità, il notaio deve individuare la legge applicabile al caso concreto in base alle regole di diritto internazionale privato e valutare se la volontà delle parti è conforme all’ordinamento applicabile.
I controlli antiriciclaggio
Ai sensi della normativa in materia antiriciclaggio, il notaio deve provvedere all’identificazione della clientela, del titolare effettivo dell’operazione e comunicare eventuali operazioni sospette con segnalazione all’UIF, Unità di Informazione Finanziaria presso Banca d’Italia.
Secondo i dati forniti dall’ Unità d’Informazione Finanziaria (UIF), circa il 90% delle segnalazioni di operazioni sospette trasmesse dai professionisti, provengono da notai. Anche questo aspetto fa capire come il notaio sia a servizio dei cittadini, ma al fianco delle istituzioni nel controllo di legalità.
La lingua degli atti notarili
La legge prescrive che gli atti siano redatti in lingua italiana. Quando però le parti dichiarino di non conoscere la lingua italiana, l’atto notarile potrà essere scritto in lingua straniera, purché tale lingua sia conosciuta dal notaio.
Al testo in lingua straniera sarà affiancata la traduzione in lingua italiana. Se il notaio non comprende la lingua straniera conosciuta delle parti, sarà comunque possibile perfezionare l’atto notarile alla presenza di un interprete scelto dalle parti.
In questo ultimo caso l’atto sarà redatto in lingua italiana, ma allo stesso sarà affiancata la traduzione redatta dall’interprete nella lingua straniera. E’ così assicurata, anche per gli stranieri, la possibilità di accedere ai vantaggi della contrattazione per atto notarile.
Dell’atto, e della sua eventuale traduzione in lingua straniera, il notaio, eventualmente con l’ausilio dell’interprete, dovrà poi dare lettura alle parti. Queste saranno così in grado di verificare che il notaio abbia correttamente riportato la loro volontà nell’atto pubblico, prima di sottoscriverlo con la propria firma.
La pubblicità e conservazione degli atti notarili
Successivamente alla sottoscrizione dell’atto, il notaio provvederà alla trasmissione ai pubblici registri immobiliari, delle imprese, dello stato civile o delle persone giuridiche.
La pubblicità degli atti notarili non é quindi un onere a carico delle parti, ma è un preciso obbligo del notaio. Grazie a tale compito affidato dalla legge al notaio, i pubblici registri dello Stato italiano sono completi, affidabili ed aggiornati quasi in tempo reale. Il notaio cura la conservazione degli atti da lui perfezionati che, quindi, non correranno il rischio di essere perduti. Solo in specifiche ipotesi previste dalla legge, il notaio potrà consegnare l’originale alle parti.
Il notaio ha, inoltre, il compito di rilasciarne copie certificate a chi le richieda. A tali copie la legge riconosce lo stesso valore degli originali.
La conservazione degli atti notarili è poi assicurata anche successivamente alla cessazione dalle funzioni del notaio che li ha ricevuti. Gli atti, infatti, sono consegnati all’Archivio Notarile, struttura del Ministero della Giustizia dello Stato italiano, che ne cura la conservazione ed è competente a rilasciarne copie certificate.
La responsabilità del notaio
Per la sua attività il notaio, in qualità di pubblico ufficiale, deve attenersi a precise regole, fissate nel codice deontologico e dalla legge, per garantire tra le altre cose che:
– l’atto notarile sia conforme alla volontà delle parti;
– l’atto notarile sia valido e quindi conforme alla legge;
– gli effetti giuridici dell’atto non siano pregiudicati da vincoli o da diritti di terzi (ad esempio ipoteche, pignoramenti, servitù, prelazioni, ecc.) di cui il notaio non abbia avvertito le parti.
Se il notaio non adempie i suoi doveri professionali è responsabile per legge sotto diversi profili:
– civile, se ha causato alle parti danni per l’inadempimento dei suoi doveri professionali, il notaio è obbligato a risarcire i danni;
– penale, se ha commesso reati;
– disciplinare, se viola principi deontologici della categoria, il notaio deve pagare ammende di carattere pecuniario o essere sospeso dall’esercizio della professione per un determinato periodo di tempo o, nei casi più gravi, è prevista la sua destituzione.
In considerazione di tali responsabilità i notai sono stati i primi professionisti in Italia a dotarsi, già dal 1999, di assicurazione obbligatoria che per legge copre ogni notaio in caso di responsabilità civile per errore. Esiste, inoltre, un fondo di garanzia per i danni derivanti da illeciti di carattere penale.
Il cittadino, italiano o straniero, che entra nello studio di un notaio sa quindi di poter contare su una tutela sia in caso di errori sia in caso di dolo, senza eccezioni.
Tratto dalla Guida del Consiglio Nazionale del Notariato “Abitare e fare impresa in Italia”